Neu in der Geschäftsführung? Diese drei Fragen kommen vor der ersten Lösung.

Als Wirtschaftspsychologin begleite ich Unternehmen genau an dem Punkt, an dem wiederkehrende Probleme sichtbar werden, aber ihre Ursache noch nicht. Für Menschen, die neu in der Geschäftsführung sind, ein Unternehmen übernommen haben oder eine neue Führungsrolle antreten, ist das eine besondere Situation, denn sie haben ein Zeitfenster, das später nicht mehr wiederkommt. In diesem Artikel zeige ich, welche drei Fragen sich in dieser Phase lohnen, bevor die erste Maßnahme startet.

Warum die erste Lösung oft die falsche ist

Wer neu in Verantwortung kommt, möchte zeigen, dass er handelt, und genau dafür wurde er ja auch geholt. Ein neues Meeting, ein Training oder ein zusätzlicher Prozess fühlt sich nach Handeln an und wirkt nach außen entschlossen. Wenn aber offen ist, ob die Ursache in den Rollen, in den Erwartungen oder in der Zusammenarbeit liegt, landen Zeit und Geld schnell an der falschen Stelle. Dazu kommt: Die meisten Probleme, die man als neue Führung vorfindet, sind keine Frage von schlechtem Willen. Sie sind das Ergebnis von Abläufen, an die sich alle gewöhnt haben und die deshalb niemandem mehr auffallen.

Was die Forschung über unklare Rollen und Zuständigkeiten zeigt

Dass ungeklärte Zuständigkeiten kein Nebenthema sind, beschreibt die Organisationspsychologie seit Jahrzehnten. Die Rollentheorie nach Kahn und Kollegen aus dem Jahr 1964 unterscheidet dabei zwischen Rollenunklarheit, also fehlender Klarheit darüber, was von einer Person erwartet wird, und Rollenkonflikten, also widersprüchlichen Erwartungen (Kahn et al., 1964). Eine Meta-Analyse von Tubre und Collins, die zahlreiche Einzelstudien zusammenfasst, zeigt, dass Rollenunklarheit messbar mit geringerer Arbeitsleistung einhergeht (Tubre & Collins, 2000). Und wie viel davon am Ende bei der Führung landet, belegt die Konfliktkostenstudie von KPMG: Führungskräfte verbringen dort 30 bis 50 Prozent ihrer wöchentlichen Arbeitszeit mit Reibungsverlusten und deren Folgen. Genau das erleben neue Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer in den ersten Wochen besonders deutlich.

Die drei Fragen im Einzelnen

Die erste Frage lautet: Welche Entscheidungen sollen künftig bei mir landen und welche ausdrücklich nicht? Wer das nicht klärt, bekommt am Ende alles auf den Tisch, auch das, was im Team viel besser entschieden werden könnte. Die zweite Frage lautet: Wo entstehen aktuell wiederkehrende Schleifen, Rückfragen oder Nacharbeit? Wie teuer genau solche Schleifen werden können, habe ich in meinem Artikel über eine einzige nachgearbeitete Aufgabe durchgerechnet, in der Modellrechnung sind es bei zehn Mitarbeitenden 54.000 Euro im Jahr. Und die dritte Frage lautet: Was ist ein Einzelfall und was zeigt ein Muster in Rollen, Erwartungen oder Zusammenarbeit? Erst diese Unterscheidung entscheidet darüber, ob eine Maßnahme greift. Anders als die Forschung zur Rollenunklarheit sind diese drei Fragen kein wissenschaftliches Messinstrument, sondern eine praktische Einordnungshilfe aus meiner Arbeit mit Unternehmen.

Was das für Ihren Start bedeutet

Der Anfang einer neuen Führungsrolle ist deshalb so wertvoll, weil man in dieser Phase noch alles fragen darf, ohne dass es jemand als Kritik versteht. Später gewöhnt man sich selbst an die Abläufe und sieht die Muster genauso wenig wie alle anderen. Genau an dieser Stelle setzt mein Analyse-Workshop „Ursachen erkennen, Handlungsfelder ableiten” an: Er macht sichtbar, was Einzelfall ist und was Muster, bevor über Maßnahmen entschieden wird.

• Notieren Sie in den ersten Wochen, welche Entscheidungen bei Ihnen landen, und markieren Sie, welche davon eigentlich im Team getroffen werden könnten.
• Achten Sie auf Themen, die sich wiederholen, auch wenn sie jedes Mal wie ein Einzelfall wirken.
• Fragen Sie gezielt nach, wie Abläufe entstanden sind, solange Ihre Fragen noch als Interesse und nicht als Kritik verstanden werden.
• Starten Sie größere Maßnahmen erst, wenn klar ist, ob die Ursache in Rollen, Erwartungen oder in der Zusammenarbeit liegt.

Schnelle Lösungen wirken in den ersten Wochen entschlossen, aber nicht jede davon trifft die Ursache. Wer sich die Zeit nimmt, zuerst die drei Fragen zu klären, verschafft sich eine Grundlage, auf der die weiteren Entscheidungen deutlich sicherer werden.